Laadittu: 6.10.2022
1. Rekisterinpitäjä
Nimi: A-klinikka Oy (2782671-8)
Osoite: Ratamestarinkatu 7, 00520 Helsinki
Muut yhteystiedot: puh. 010 506 5900
2. Rekisterin yhteyshenkilö
Nimi: Sari Korpiaho
Puhelin: 050 3549 090
Sähköposti: sari.korpiaho(at)a-klinikka.fi
3. A-klinikka Oy:n tietosuojavastaavan yhteystiedot
Nimi: Mia Nyberg
Puhelin: 050 515 0018
Sähköposti: tietosuojavastaava(at)a-klinikka.fi
4. Rekisterin nimi
A-klinikka Oy:n asiakaspalvelun puhelutallenteiden tietosuojaseloste
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn laillinen peruste
Tietojen käsittelyn tarkoituksena on A-klinikka Oy:n asiakaspalvelun laadun varmistaminen ja asiakaspalvelun kehittäminen ja asiakkaan tunnistaminen, kun A-klinikka Oy luovuttaa hänelle tietoja. Puheentallennusta käytetään laadun tarkkailuun, palvelutapahtuman tarkastukseen, koulutukseen sekä viranomaismääräysten takia.
Pääsy tallennusarkistoportaaliin on rajattu. Vain asiakaspalvelun esihenkilöllä ja puhetallennusjärjestelmän pääkäyttäjillä on pääsy tallennusarkistoon.
Tallenteiden säilytysaika on 12 kk.
6. Rekisterin tietosisältö
Puheluista rekisteröityvät seuraavat tunnistetiedot:
- Puhelun aloitus- ja lopetusaika
- Soittajan numero
- Palvelunumero, johon on soitettu
- Asiakaspalvelun työntekijän nimi ja puhelinnumero
- Palvelunumeroihin soitetut puhelut tallennetaan. Tallentaminen tapahtuu ennalta määritellyllä tavalla. Tallentaminen alkaa puheluun vastaamisesta ja päättyy lopettamismerkkiin.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakasta/potilasta koskevat tiedot saadaan asiakkaalta/potilaalta itseltään ja hänen suostumuksellaan myös muilta tahoilta.
Asiakaspalvelukeskuksen henkilökunta dokumentoi tietoa asiakkaan/potilaan tilanteesta ja annetusta palvelusta.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta.
9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETAn ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.
10. Tiedon säilytysaika
Puhetallenteita säilytetään puheentallennusalustalla 12 kuukautta. Tämän jälkeen tallenteet tuhoutuvat automaattisesti. Tallennuksia säilytetään asianmukaisissa lukituissa tiloissa ja suojatuissa järjestelmissä.
11. Rekisterin suojauksen periaatteet
Sähköinen aineisto:
- Puhelutallenteiden pilvipalvelu on tietoturvallinen. Data säilytetään kahdennettuna Telian palvelukeskuksessa Suomen rajojen sisäpuolella. Palvelu täyttää EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) asettamat vaatimukset.
- Puhelutallenteisiin pääsee kiinni ainoastaan palvelussa käytettävän vahvan autentikoinnin ja salattujen tietoyhteyksien kautta. Puheentallennuspalvelun portaaliin kirjauduttaessa henkilön identiteetti varmennetaan kahta eri tunnistautumismenetelmää hyödyntäen.
12. Rekisteröidyn oikeudet
A. Oikeus saada pääsy tietoihin
- EU 2016/679:n 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä oikeus päästä häntä koskeviin henkilötietoihin. Pyynnöt tulee tehdä kirjallisena. Mallilomake löytyy www.tietosuoja.fi-kotisivuilta. Pyynnöt osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle ja se käsitellään sisäisten ohjeiden ja sopimusten mukaisella tavalla. Mikäli rekisterinpitäjä kieltäytyy antamasta tietoja, annetaan todistus. josta käyvät ilmi epäämisen syyt.
B. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
- EU 2016/679:n 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja se osoitetaan hoitavan yksikön palveluista vastaavalle henkilölle. Mallilomake löytyy www.tietosuoja.fi-kotisivuilta. Pyyntö käsitellään sisäisten ohjeiden ja sopimusten mukaisella tavalla. Mikäli rekisterinpitäjä kieltäytyy korjaamasta tietoja, annetaan todistus, josta käyvät ilmi epäämisen syyt.
C. Oikeus tietojen poistamiseen
- EU 2016/679 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä oikeus saada rekisterinpitäjän poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Oikeutta poistaa tiedot ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä.
D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- EU 2016/679 20. artiklan mukaan rekisteröidyllä oikeus siirtää rekisterinpitäjälle toimittamansa häntä koskevat henkilötiedot järjestelmästä toiseen, edellyttäen että käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, ja että se tehdään automaattisesti. Rekisteröidyllä myös oikeus saada siirrettyä tietonsa suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, mikäli se on teknisesti mahdollista. Pyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä.
E. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
- Eu 2016/679 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan asetusta.
Rekisteriin talletettuja asiakas/potilastietoja ei käytetä suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.
Mikäli koet, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus kääntyä asiassa tietosuojavaltuutetun puoleen. Löydät tietosuojavaltuutetun yhteystiedot tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta www.tietosuoja.fi.
13. Tietoja käsittelevät tahot
Henkilötietoja käsitellään ainoastaan asiakasprosessin toteuttamisen kannalta tarpeellisella tavalla.