Päivitetty 8.3.2024

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten henkilötietoja käsitellään A-klinikka Oy:n rekrytointiprosessissa, mitä oikeuksia rekisteröidyllä henkilöllä on ja miten oikeuksia voi käyttää. A-klinikka Oy vastaa siitä, että henkilötietoja käsitellään tätä selostetta ja soveltuvaa lainsäädäntöä noudattaen.

Tietosuojaselostetta päivitetään säännöllisesti, ja ajantasainen tietosuojaseloste on luettavissa A-klinikka Oy:n nettisivuilla.

1 Rekisterinpitäjä

A-klinikka Oy, Kuortaneenkatu 2, 00510 Helsinki, p. 010 506 5550

Yhteyshenkilö: Linda Vahtola, henkilöstöasiantuntija, [email protected]

2 Tietosuojavastaavan yhteystiedot

[email protected], p. 050 515 0018

3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, tietosisällöt, oikeusperusteet ja säilytysajat

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on henkilöstön rekrytointi A-klinikka Oy:n palvelukseen eli mahdollista työsopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen henkilö lähettämän hakemuksen pohjalta. Hakija voi osoittaa hakemuksen haluamaansa työtehtävään tai jättää avoimen hakemuksen. Hakija antaa tietojaan omalla suostumuksellaan.

Tietoja käsitellään esimerkiksi työhakemusten käsittelyssä, hakijoiden informoinnissa rekrytoinnin edetessä, haastattelujen järjestämisessä sekä ammatillisen tai henkilökohtaisen soveltuvuuden tarkistamiseksi. Osana rekrytointiprosessia työntekijän soveltuvuus voidaan arvioida työtehtävien hoidon edellytysten täyttämisen selvittämiseksi. Tällöin työntekijä saa tiedokseen työnantajalle annetun soveltuvuusarviointiraportin.

Käsiteltävät henkilötietoryhmät ovat

  • nimi ja yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoite
  • kelpoisuuden ja soveltuvuuden arviointiin käytettävät tiedot, esim. työkokemus ja koulutustausta, kielitaito ja muu osaaminen
  • liitetiedostot, esim. CV ja hakemus
  • rekrytointiprosessin aikana muodostuneet tiedot, kuten sähköpostiviestit ja tallennettavat tiedostot
  • työnantajan tekemät luokittelut ja muistiinpanot

Käsittelyn oikeusperusteena on hakijan suostumus ja oikeutettu etu.

Henkilötietoja säilytetään kaksi vuotta, jonka jälkeen ne hävitetään.

4 Henkilötietoja käsittelevät tahot

Rekrytointitietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka toimivat rekrytointiprosessissa ja tekevät rekrytointiin liittyviä päätöksiä.

5 Tietolähteet

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti suoraan hakijalta sekä työhönottoprosessissa tallennetuista tiedoista. Muita tietolähteitä käytetään laissa säädetyissä rajoissa, esimerkiksi JulkiTerhikki/JulkiSuosikki.

6 Tietojen luovutukset ja kansainväliset tietosiirrot

Rekrytointitietoja voidaan luovuttaa A-klinikkakonsernin sisällä hallinnollisia tarkoituksia varten, kuten raportointitarkoituksessa. Tapauskohtaisesti rekrytoinnissa voidaan käyttää kolmansia osapuolia, kuten rekrytointikonsultteja ja asiantuntija-arvioijia.

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

7 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidylle henkilölle kuuluu monia oikeuksia, joiden avulla rekisteröity voi vaikuttaa henkilötietojensa käsittelyyn. Tässä selosteessa kuvattuja oikeuksia voi käyttää lähtökohtaisesti rekrytointijärjestelmän hallintaliittymässä omilla kirjautumistunnuksillaan. Mikäli oikeuksien käyttäminen hallintaliittymässä ei ole mahdollista, oikeuksia voi käyttää lähettämällä asiaa koskevan pyynnön sähköpostitse osoitteeseen [email protected].

Informointi

Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä läpinäkyvästi ja helposti ymmärrettävässä muodossa. Lisätietoja tietosuojasta ja henkilötietojen käsittelystä voi kysyä ottamalla yhteyttä tässä tietosuojaselosteessa mainittuihin yhteyshenkilöihin.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada tieto siitä, mitä häntä koskevia tietoja käsitellään ja halutessaan saada jäljennös kyseisistä tiedoista.

Oikeus vaatia tiedon oikaisemista

Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta, jolloin tietojenkäsittelijä täydentää epätarkat tiedot tai korjaa virheelliset tiedot.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Käsittelyn rajoittaminen tarkoittaa, että tiedot säilytetään, mutta niitä käsitellään muilla tavoin ainoastaan suostumuksen perusteella, oikeudellista vaatimusta varten, toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää unionin tai jäsenvaltion yleistä etua koskevasta syystä. Käsittelyn rajoittaminen soveltuu esimerkiksi silloin, jos käsittelyn laillisuus on kiistetty. Tällöin tietojen käsittelyä rajoitetaan, kunnes käsittelyn laillisuus on varmistettu.

Käsittelyn vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen syyhyn vedoten, jos käsittelyn perusteena on oikeutettu etu, yleinen etu tai julkisen vallan käyttäminen. Tietojen käsittely lopetetaan, ellei käsittely ole tarpeen jonkun muun perustellun syyn takia.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus siirtää rekisterinpitäjälle toimittamansa häntä koskevat henkilötiedot järjestelmästä toiseen, edellyttäen että käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen. Rekisteröidyllä myös oikeus saada siirrettyä tietonsa suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, mikäli se on teknisesti mahdollista. Oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada kaikki henkilötietonsa poistetuksi eli tulla unohdetuksi. Oikeus soveltuu esimerkiksi silloin, jos käsittelyn perusteena ollut suostumus peruutetaan eikä käsittelyyn sovellu mikään muu oikeusperuste.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan asetusta.