A-klinikka Oy:n rekrytointirekisterin tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
A-klinikka Oy (2782671-8)
Osoite: Ratamestarinkatu 7 A, 3. krs, 00520 Helsinki
Rekisterin yhteyshenkilö
Mari Uotila, henkilöstön kehittämispäällikkö, [email protected]
A-klinikka Oy:n tietosuojavastavan yhteystiedot
Mia Nyberg, [email protected]
Rekisterin nimi
A-klinikka Oy:n rekrytointirekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on henkilöstön rekrytointi A-klinikka Oy:öön eli mahdollista työsopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen henkilön lähettämän hakemuksen pohjalta. Hakija voi osoittaa hakemuksen haluamaansa työtehtävään tai jättää avoimen hakemuksen. Hakija antaa tietojaan omalla suostumuksellaan.
Tietoja säilytetään kaksi vuotta, jonka jälkeen ne hävitetään. Hakijan tietoja ei anneta muille kuin niille, jotka tekevät tietojen perusteella rekrytointia koskevia päätöksiä.
Rekrytointiprosessissa käsittelemme hakijoiden henkilötietoja esimerkiksi työhakemusten käsittelyssä, hakijoiden informoinnissa rekrytointiprosessin edetessä, haastattelujen järjestämisessä sekä ammatillisen tai henkilökohtaisen soveltuvuuden tarkistamiseksi.
Osana rekrytointiprosessia työntekijän soveltuvuus voidaan arvioida työtehtävien hoidon edellytysten täyttymisen selvittämiseksi. Tällöin työntekijä saa tiedokseen työnantajalle annetun soveltuvuusarviointiraportin.
Tietoja käsittelevät tahot
Rekrytointitietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi.
Rekisterin tietosisältö
Keräämme ja käsittelemme sellaisia hakijoihin liittyviä henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä rekrytointiprosessin läpiviennin ja työtehtävään valinnan kannalta, kuten
- Nimi- ja yhteystiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero (tunnistamista ja viestintää varten)
- Kelpoisuuden ja soveltuvuuden arviointiin käytettävät tiedot (esim. työkokemus- ja koulutustausta, kielitaidot ja muu osaaminen)
- Liitetiedostot (esim. CV ja hakemus)
- Rekrytointiprosessin aikana muodostuvat tiedot kuten sähköpostiviestit ja tallennettavat tiedostot
- Työnantajan tekemät luokittelut ja muistiinpanot
Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot keräämme pääsääntöisesti suoraan työnhakijalta sekä työhönottoprosessissa tallennetuista tiedoista. Muita tietolähteitä käytetään laissa säädetyissä rajoissa, esim. JulkiTerhikki/JulkiSuosikki.
Tiedon säilytysaika
Tietoja säilytetään kaksi vuotta hakemuksen lähettämisestä tai viimeisestä päivityksestä. Henkilöllä on oikeus pyytää tietojen poistamista rekisteristä. Henkilö voi itse poistaa hakemuksensa LAURA™-palvelusta haun aikana.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekrytointitietoja voidaan luovuttaa A-klinikkakonsernin sisällä. Toinen A-klinikkakonserniin kuuluva yritys voi myös käsitellä henkilötietoja puolestamme. Kyseinen käsittely perustuu oikeutettuun etuun siirtää henkilötietoja konsernin yhtiöiden välillä sisäisiä hallinnollisia tarkoituksia varten, kuten raportointitarkoituksessa.
Tapauskohtaisesti rekrytoinnissa voidaan käyttää kolmansia osapuolia kuten rekrytointikonsultteja ja asiantuntija-arvioijia.
Rekisterin teknisenä alustana toimii LAURA™-palvelu, jonka toimittaja LAURA Rekrytointi Oy vastaa rekisterin teknisestä toteutuksesta ja toimii täten henkilötietojen käsittelijänä.
LAURA Rekrytointi Oy on suomalainen palvelu, jonka sijaintipaikka on Suomi.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Emme luovuta tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. LAURA™-palvelun tietojen käsittelyyn käyttämät palvelimet sijaitsevat Suomessa. LAURA™-palvelussa olevaa tietoa ei käsitellä LAURA Rekrytointi Oy:n toimesta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella.
Tietojen siirtoa voi kuitenkin tapahtua EU:n tai ETA:n ulkopuolella esimerkiksi siinä tapauksessa, jossa rekisterinpitäjän rekrytointiin osallistuva henkilö sijaitsee EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Tässäkin tapauksessa käsiteltävien tietojen tietoturva on varmistettu käyttämällä salattuja tietoliikenneyhteyksiä.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Käytämme asianmukaisia fyysisiä, teknisiä ja hallinnollisia suojakeinoja tietojen suojaamiseksi väärinkäytöksiltä. Henkilötietoja käsittelevät vain siihen tehtävänsä puolesta oikeutetut henkilöt.
Palveluntarjoaja (LAURA Rekrytointi Oy) vastaa rekisteriin (LAURA™-palvelu) tallennettujen tietojen teknisestä suojauksesta, johon kuuluvat esim. palvelun sisäinen tietoturva, kulunvalvonta, ohjelmistojen tietoturvapäivitykset ja varmuuskopiointi. Palvelun tietoturvaa testataan sisäisten testien lisäksi myös kolmannen osapuolen tekemillä tietoturvatarkistuksilla. Palvelun ja käyttäjän selaimen välinen tietoliikenne on aina suojattu vahvalla salauksella.
Tulostetut hakemukset ja CV:t säilytetään lukituissa tiloissa ja kaapeissa, johon on pääsy vain niillä henkilöillä, jotka osallistuvat rekrytointiprosessiin. Toimitiloissa on kulunvalvonta.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeudet omiin tietoihinsa. Oikeuksien toteuttaminen tapahtuu lähtökohtaisesti sähköisesti LAURA™-palvelun hallintaliittymän avulla. Hallintaliittymään kirjaudutaan hakemuksen tallentamisen yhteydessä muodostuneilla käyttäjätunnuksilla. Seuraavassa tarkempi selostus rekisteröidyn oikeuksista:
Pääsy tietoihin: Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä tieto, käsitelläänkö hänen tietojaan. Jos tietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa. Tarkastaminen tapahtuu kirjautumalla palvelun hallintaliittymään. Mikäli tietojen tarkastaminen hallintaliittymän kautta ei ole mahdollista, voi rekisteröity osoittaa kirjallisen tarkastuspyynnön rekisterinpitäjälle.
Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisteröityä koskevien virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista. Tietojen oikaiseminen tapahtuu palvelun hallintaliittymässä. Mikäli tietojen oikaiseminen hallintaliittymän kautta ei ole mahdollista, voi rekisteröity osoittaa kirjallisen oikaisupyynnön rekisterinpitäjälle.
Oikeus tietojen poistamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisteriin tallennettujen tietojensa poistamista, ellei tietojen säilyttämiselle ole perustetta (esim. lakiin perustuva valitusaika valintapäätöksestä). Tietojen poistaminen tapahtuu palvelun hallintaliittymässä. Mikäli tiedon poistamista ei ole mahdollista tehdä hallintaliittymän kautta, voi rekisteröity osoittaa rekisterinpitäjälle kirjallisen vaatimuksen tietojen poistamisesta.
Oikeus rajoittaa käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä rajoittaa rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyä, mikäli tähän on perusteet. Pyyntö henkilötietojen käsittelyn rajoittamisesta on osoitettava kirjallisesti rekisterinpitäjälle.
Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa rekisteröityä koskevien henkilötietojen käsittelyä, mikäli tähän on perusteet. Pyyntö henkilötietojen käsittelyn vastustamisesta on osoitettava kirjallisesti rekisterinpitäjälle.
Oikeus siirtää tiedot: Rekisteröidyllä on oikeus siirtää henkilötietonsa koneellisesti luettavassa muodossa. Tämä tapahtuu palvelun hallintaliittymän kautta tai olemalla kirjallisesti yhteydessä rekisterinpitäjään.
Oikeus peruuttaa suostumus tietojen käsittelyyn: Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruminen tapahtuu kirjallisella pyynnöllä rekisterinpitäjälle.
Oikeus valittaa valvovalle viranomaiselle: Rekisteröidyllä on oikeus valittaa henkilötietojen käsittelyn epäkohdista rekisterinpitäjälle, henkilötietojen käsittelijälle tai valvovalle viranomaiselle.
Kirjalliset pyynnöt tulee toimittaa osoitteeseen [email protected].
Tietosuojaselosteen muutokset
Tätä tietosuojaselostetta päivitetään tarpeen vaatiessa. Seloste on päivitetty 3.11.2021.