A-klinikka Oy:n rekrytointirekisterin tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Nimi: A-klinikka Oy (2782671-8)
Osoite: Ratamestarinkatu 7 A, 3. krs, 00520 Helsinki
Rekisterin yhteyshenkilö
Nimi: Lauri Vähämäki, henkilöstöasiantuntija
Puhelin: 046 923 0068
Sähköposti: [email protected]
A-klinikka Oy:n tietosuojavastavan yhteystiedot
Nimi: Mia Nyberg
Puhelin: 050 515 0018
Sähköposti: [email protected]
Rekisterin nimi
A-klinikka Oy:n rekrytointirekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Käsittelemme ja säilytämme A-klinikka Oy:n vastaanottamia työpaikkahakemuksia ja niihin liittyviä tietoja. Hakija voi osoittaa hakemuksen haluamaansa työtehtävään tai jättää avoimen hakemuksen. Hakija antaa tietojaan omalla suostumuksellaan. Tietoja säilytetään hakijan määrittelemä aika, jonka jälkeen ne hävitetään. Hakijan tietoja ei anneta muille kuin niille, jotka tekevät sen perusteella työsuhdetta koskevia päätöksiä. Tietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin, kuten esim. markkinointiin.
Rekrytointiprosessissa käsittelemme hakijoiden henkilötietoja esimerkiksi työhakemusten käsittelyssä, hakijoiden informoinnissa rekrytointiprosessin edetessä, haastattelujen järjestämisessä sekä ammatillisen tai henkilökohtaisen soveltuvuuden tarkistamiseksi. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on mahdollista työsopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen henkilön lähettämän hakemuksen pohjalta.
Osana rekrytointiprosessia työntekijän soveltuvuus voidaan arvioida työtehtävien hoidon edellytysten täyttymisen selvittämiseksi. Tällöin työntekijä saa tiedokseen työnantajalle annetun soveltuvuusarviointiraportin.
Rekisterin tietosisältö
Keräämme ja käsittelemme sellaisia hakijoihin liittyviä henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä rekrytointiprosessin läpiviennin ja työtehtävään valinnan kannalta, kuten
- perustiedot, esim. nimi, puhelinnumero ja sähköposti
- työhakemukseen sisältyvät tiedot ja siihen liittyvät dokumentit, esim. koulutustiedot ja työhistoria
- rekrytointiprosessin aikana kerätyt ja käsiteltävät tiedot, esim. tiedot, jotka koskevat rekrytointiprosessin etenemistä, hakemusta koskevat muistiinpanot ja mahdolliset haastattelut, tarvittaessa soveltuvuusarviointia koskevat tiedot sekä suosittelijat.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot keräämme pääsääntöisesti suoraan työnhakijalta sekä työhönottoprosessissa tallennetuista tiedoista. Muita tietolähteitä käytetään laissa säädetyissä rajoissa, esim. JulkiTerhikki/JulkiSuosikki.
Tiedon säilytysaika
Tietoja säilytetään henkilön hakulomakkeella määrittelemä aika. Henkilöllä on oikeus pyytää tietojen poistamista rekisteristä.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekrytointitietoja voidaan luovuttaa A-klinikkakonsernin sisällä. Toinen A-klinikkakonserniin kuuluva yritys voi myös käsitellä henkilötietoja puolestamme. Kyseinen käsittely perustuu oikeutettuun etuun siirtää henkilötietoja konsernin yhtiöiden välillä sisäisiä hallinnollisia tarkoituksia varten, kuten raportointitarkoituksessa.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Emme luovuta tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Käytämme asianmukaisia fyysisiä, teknisiä ja hallinnollisia suojakeinoja tietojen suojaamiseksi väärinkäytöksiltä. Rekrytoinnissa kertyneitä tietoja voivat käsitellä vain siihen osallistuvat henkilöt.
A. Sähköisesti talletetut tiedot
Rekisteritiedot on suojattu käyttäjäkohtaisilla salasanoilla. Henkilötietoja käsittelevät vain siihen tehtävänsä puolesta oikeutetut henkilöt.
B. Manuaalinen aineisto
Tulostetut hakemukset ja CV:t säilytetään lukituissa tiloissa ja kaapeissa, johon on pääsy vain niillä henkilöillä, jotka osallistuvat rekrytointiprosessiin. Toimitiloissa on kulunvalvonta.
Tietosuojaselosteen muutokset
Rekisterinpitäjällä on oikeus muuttaa tietosuojaselostetta. Seloste on päivitetty 16.11.2020.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa tietonsa rekisteristä sekä tarvittaessa vaatia tietojen poistamista tai korjaamista lähettämällä siitä pyyntö osoitteeseen [email protected]i.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.
Tietoja käsittelevät tahot
Rekrytointitietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi.