Olet täälläEtusivu Info Tietopuu-sivuston tietosuoja

Tietopuu-sivuston tietosuoja

Tietopuu-sivusto tarjoaa tietoa ja tukea päihde- ja mielenterveystyön kehittämiseen ja tutkimustoimintaan. Sivusto palvelee alan asiantuntijoita, kehittäjiä, tutkijoita ja järjestötoimijoita sekä vaikuttamis- ja viestintätyötä tekeviä. Sisällöstä voivat hyötyä myös muut alan toimijat ja opiskelijat.

Tässä informoidaan henkilötietojen käsittelystä ja tietosuojasta A-klinikkasäätiön Tietopuu-sivustolla (www.a-klinikka.fi/tietopuu). Tietoja kertyy erityisesti sivuston sähköisistä lomakkeista. Tietosuojasta ja tietoturvasta huolehditaan kansallisen ja EU-lainsäädännön ohjeistuksen mukaan. EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2017 ja Henkilötietolaki (523/99).  Tutustu myös koko A-klinikkasäätiön järjestötoiminnan henkilötietojen käsittelyyn.

Rekisterinpitäjä

A-klinikkasäätiö, Ratamestarinkatu 7 A, 00520 Helsinki Tietopuun yhteyshenkilö: Kehittämiskoordinaattori, Minna Magnusson, puh. 041 4342973, A-klinikkasäätiön tietosuojavastaava Maria Inkinen, puh. p. 0400 765 575, Sähköpostiosoitteet: etunimi.sukunimi(at)a-klinikka.fi tai tietopuu(at)a-klinikka.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet:

  • Palautteisiin vastaaminen yhteystiedot antaneille henkilöille.
  • Blogitekstien ja tutkimustiivistelmien kommentoijien nimen omaehtoinen julkaiseminen.
  • Tutkimussuunnitelmassa pyydettyjä henkilötietoja tarvitaan tutkimusluvan myöntämiseen.
  • Tutkimuslupien tiedot säilytetään lupien arkistoimista varten.
  • Tietopuun tutkimustiivistelmä -uutiskirjeestä kiinnostuneiden sähköpostiosoitteet tarvitaan sähköisen uutiskirjeen lähettämiseen.
  • Hanketietokannan hankkeesta vastaavan henkilön nimi ja yhteystieto tarvitaan hankkeesta kiinnostuneiden mahdollisia yhteydenottoja varten.
  • Sivuston käyttäjärekisteriin tallentuva tieto nimistä ja sähköpostiosoitteista tarvitaan sivuston käyttäjien roolien ja käyttöoikeuksien hallinnontiin.
  • Sivustoon liittyvissä kyselyissä voidaan kerätä arvontaa varten sähköpostiosoit.
  • Lokiin tallentuvia tietoja tarvitaan mahdollisten teknisten ongelmien selvittämiseen.
  • Evästeitä käytetään sivuston kävijäseurannan toteuttamiseen.

Tietopuusivustoon tallentuneiden henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etu, joka perustuu sivuston tarjoaman tietopalvelun asiakkuuteen (esim. tutkimusluvat, uutiskirjeet). Osa sivuston käyttäjistä on reksiterinpitäjän palveluksessa.

Käsiteltävät henkilötietoryhmät:

  • Palautteet: Nimi tai nimimerkki, organisaatio ja sähköpostiosoite.
  • Blogien ja tutkimustiivistelmien kommentointi: Nimi tai nimimerkki.
  • Tutkimusluvan hakeminen: Nimi, sähköpostiosoite sekä tutkimukseen ja luvan hakemiseen liittyviä tietoja. Tarkemmin Tutkimushanke-, tutkimuslupa- ja käyttäjärekisterin tietosuojaselosteessa.
  • Uutiskirjeiden lähettäminen: tilaajan sähköpostiosoite.
  • Sivuston käyttäjärekisteri: käyttäjätunnuksen saaneiden henkilöiden nimi ja sähköpostiosoite, tunnuksen aktiivisuus, käyttäjärooli, alkupäivämäärä, viimeisen kirjautumisen päivämäärä.
  • Hanketietokanta: yhteyshenkilön nimi ja annettu yhteystieto.
  • Kyselyissä: sähköpostiosoite (jos toteutetaan arvonta)
  • Evästetunnistetiedot: Näistä saat tarkemman tiedon sivun alaosaan aukeavasta pop-up-ikkunasta.

Miten käsittelemme tietojasi

Tietopuun ja kyselyiden lomakkeille tallentuvia tietoja pääsevät näkemään vain Tietopuun admin-oikeudet omaavat henkilöt. Tutkimuslupien henkilötietoja käsittelevät ylläpidon lisäksi myös lupaprosessiin osallistuvat henkilöt organisaatiossa. Henkilötietoja käsitellään ohjeistusten mukaan yksityisyydensuojaa vaarantamatta.

Sivuston ylläpitoon ja kehittämiseen liittyviä palveluita sekä kyselytyökalua ostetaan alihankintana. Huolehdimme kolmansilta osapuolilta ostetuissa palveluissa sopimusjärjestelyin tietosuojan toteutumisesta.

Henkilötietoja säilytetään vain sen aikaa, kun siihen on tarve. Webropolin kyselylomakkeisiin tallentuneet sähköpostisoitteet poistetaan heti, kun arvonta on suoritettu. Palautteen antajien tiedot poistetaan vuoden välein. Tutkimustiivistelmien ja blogien kommentoijien vapaaehtoisesti antamat tiedot näkyvät myös julkisesti sivuilla, joten ne ovat järjestelmässä niin kauan kuin sivun kyseiset osiot ovat käytössä. Tutkimusluvan hakijoiden tiedot arkistoituvat lupa- ja tutkimushanketietokantaan sekä mappeihin, niin pitkäksi aikaa, kun tietojen säilytys nähdään tarpeelliseksi. Käyttäjärekisterin tieto säilytetään, niin kauan kuin sivustolla on henkilön luomia sisältöjä tai kunnes henkilö pyytää poistamaan tiedot. Verkkotunnisteet säilytetään vuoden ajan.

Henkilötietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin, markkinatutkimuksiin eikä mielipidekyselyihin. Vain sivuston omia käyttäjäkyselyitä saatetaan lähettää sivuston rekisteröityneille käyttäjille.

Oikeutesi

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaan oikeus saada pääsy henkilötietoihin, tietojen oikaisemiseen, poistamiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamiseen. Tiedot voidaan myös rekisteröidyn pyynnöstä siirtää järjestelmästä toiseen. Tietopuun käyttäjällä on mahdollisuus tehdä henkilötietojensa käsittelyyn liittyvä kirjallinen pyyntö osoitteeseen tietopuu@a-klinikka.fi.

Uutiskirjeiden tilaajilla on mahdollisuus poistaa oma sähköpostiosoitteensa postituslistalta uutiskirjeiden tilaussivulta.

Tutkimusluvan hakeminen edellyttää henkilötietoja ja niiden antamatta jättäminen estää tutkimusluvan saamisen. Rekisteröitymisissä ja tilauksissa välttämätön tieto on vain sähköpostisoite. Muut henkilötiedot annetaan vapaaehtoisesti. Tietopuussa käytetään vain henkilön itsensä antamaa tietoa eikä muita tietolähteitä käytetä.

Henkilötietojen suojaus

Henkilötiedot tallentuvat palveluntarjoajan tietokantaan, johon ulkopuolisilla ei ole pääsyä. Niitä pääsevät käsittelemään ainoastaan tehtävään nimetyt henkilöt A-klinikkasäätiöltä sekä sivuston ylläpitoon/kehittämiseen osallistuvat alihankkijat. Palveluntarjoaja vastaa omalta osaltaan henkilötietojen käsittelystä. IP-osoitetiedot eivät ole oletusarvoisesti kenenkään nähtävillä. Tarvittaessa tiedot ovat A-klinikkasäätiön web-suunnittelijan haettavissa tietokannasta.

Tietokannat on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Ainoastaan rekisterien julkisiksi määritellyt kohdat, joihin sivuston käyttäjä itse on kirjannut tiedot, ovat nähtävillä kaikille Tietopuu-sivustolla. Kirjautuneet käyttäjät ovat itse vastuussa käyttäjätunnuksestaan sekä siitä, etteivät luovuta niitä ulkopuolisille. Allekirjoitetut tutkimusluvat ja lupiin liittyvät vaitiolositoumuspaperit ovat manuaalisessa muodossa lukitussa tilassa, ja niitä käsittelevät vain tehtävään nimetyt henkilöt.