Tietoa A-klinikkasäätiön järjestötoiminnan henkilötietojen käsittelystä

A-klinikkasäätiön järjestötoiminnan yhteydessä henkilötietoja käsitellään vain siinä laajuudessa, kuin se on välttämätöntä. Tietojen käsittelytavat perustuvat EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen. Tässä selosteessa kerromme, miten käsittelemme tietoja ja mitkä ovat tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet.

Vastaamme siitä, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti, eikä tietoja oikeudetta luovuteta ulkopuolisille. Henkilöstömme on perehdytetty tietosuoja- ja tietoturva-asioihin. Osassa toimintaa olemme myös allekirjoittaneet salassapitositoumuksen. Noudatamme säännöksiä ja viranomaisohjeita ja edellytämme samaa myös henkilötietoja käsitteleviltä yhteistyökumppaneiltamme.

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme tietosuoja-asetuksen velvoitteiden mukaisesti perustiedot henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröityjen henkilöiden oikeuksista. Tarkempaa tietoa tietosuojasta saa kyseisen toiminnan yhteydessä.

Henkilöryhmät, joiden henkilötietoja A-klinikkasäätiön toiminnassa käsitellään

  • A-klinikkasäätiön ylläpitämien verkkopalveluiden käyttäjät
  • Palautelomakkeilla ja sähköpostiviesteillä yhteyttä ottavat henkilöt
  • Julkaisujen ja materiaalien tilaajat 
  • Koulutuksiin ja muihin tilaisuuksiin ilmoittautuvat ja osallistuvat henkilöt
  • Ylläpidettyihin verkostoihin ja ryhmiin kuuluvat henkilöt
  • Työhön tai vertaistoimintaan hakeutuvat henkilöt
  • Järjestötoiminnan kontakteissa, ryhmissä ja matalan kynnyksen yksiköissä kohdattavat henkilöt 
  • Tutkimuslupaa hakevat opinnäytetyön tekijät ja tutkijat
  • Tutkimus- ja kehittämistoiminnan kyselyihin ja haastatteluihin osallistuvat henkilöt
  • A-klinikkasäätiön hallituksen ja valtuuskunnan jäsenet

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä on A-klinikkasäätiö. Yhteystiedot: A-klinikkasäätiö, Ratamestarinkatu 7 A, 00520 Helsinki, etunimi.sukunimi (at) a-klinikka.fi puhelinvaihde 010 50 650

Tässä kuvatusta järjestötoiminnan henkilötiedon tietosuojasta vastaa hankepäällikkö Jaakko Salo.

A-klinikkasäätiön tietosuojavastaava on kehittämiskoordinaattori Maria Inkinen. 
 
Kunkin tämän selosteen piiriin kuuluvan toiminnan vastuuhenkilön tiedot löytyvät kyseisen toiminnan tarkemmasta tietosuojainformaatiosta.  

Mahdolliset yhteydenotot tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä pyydetään tekemään kirjallisesti joko sähköpostilla osoitteeseen saatio.tietosuoja@ a-klinikka.fi tai postitse ylläolevaan osoitteeseen merkinnällä A-klinikkasäätiö / tietosuoja.

Rekisterin nimi

A-klinikkasäätiön järjestötoiminta. Rekisteri koostuu useista osarekistereistä.

Henkilötietojen käyttötarkoitus

Käsittelemme henkilötietoja siltä osin kuin se on välttämätöntä järjestötoiminnan toteuttamisessa ja kehittämisessä.  Käsittely perustuu toimintamme piiriin hakeutumiseen.

  • Pääsääntöisesti käsittelyn tarkoitus on kulloinkin ajankohtainen yhteydenpito ja viestintä henkilön tai ryhmien kanssa.
  • Verkkopalveluissa henkilötietoja tarvitaan rekisteröitymistä edellyttävissä palveluissa. 
  • Erilaisilla verkkolomakkeilla koottavaa henkilötietoa tarvitaan yhteyden pitämisen lisäksi tilaisuuksien järjestämiseen, julkaisujen toimittamiseen ja rekrytointiin. 
  • Sivustojen selailusta automaattisesti syntyvää tietoa tarvitaan verkkopalvelujen käytön tilastoseurantaan ja kehittämiseen. Joskus verkkotunnistetietoa tarvitaan lastensuojeluilmoituksen tekemiseen.
  • Erilaisissa ryhmissä ja kontakteissa kerättävän henkilötiedon tarkoituksena on yleensä tilastointi, jota käytetään avustuksilla toteutuvan järjestötoiminnan raportointiin ja kehittämiseen. 
  • Jos toimintaan sisältyy lakisääteisen sosiaali-, terveys- tai muun palvelun toteuttamista, henkilötiedon tarve perustuu niiden osalta säädösten määrittelemään tietoon ja sen käsittelyyn (esimerkiksi C-hepatiittirokotus tai lastensuojeluilmoitus).
  • Henkilötiedon käsittelyn tarkoituksena on myös tutkimuslupien hallinnointi, tutkimus- ja kehittämistyössä käytettävän aineiston kerääminen ja analysointi sekä toiminnan tilastointi. 

Tietojen käsittelyn oikeusperusteena on joko sopimus, oikeutettu etu tai suostumus. Rekisteröitymistä edellyttävissä palveluissa pyydetään hyväksymään käyttöehdot. Jos henkilötietoihin sisältyy arkaluonteista tietoa, pyydetään nimenomainen suostumus.

Käsiteltävät henkilötiedot

  • sähköpostiosoite - rekisteröitymistä edellyttävissä verkkopalveluissa, uutiskirjeissä, postituslistoissa ja sähköisissä lomakkeissa
  • sukunimi, etunimi, sähköposti, osoite, puhelinnumero nimike, organisaatio/tilaaja, laskutusosoite - ilmoittautumis- ja tilauslomakkeissa; nimen ja yhteystietojen lisäksi työnhakijoilta syntymäaika, koulutus, työtilanne, työkokemus
  • nimimerkki tai pelkkä etunimi, sukupuoli, ikäryhmä riittää kasvokkaisessa matalankynnyksen toiminnassa, jos kontaktiin ei sisälly jotain sosiaali- tai terveyspalvelua, joka edellyttää tunnistavien henkilötietojen käsittelyä.
  • henkilötunnusta käytetään silloin, kun se on välttämätöntä, esimerkiksi joidenkin terveyspalveluksi luettavien toimenpiteiden kohdalla.
  • asumiseen liittyvät tiedot
  • erityiset henkilötietoryhmät (ent. arkaluonteinen tieto): toiminnan niin edellyttäessä käsitellään myös henkilön terveystietoja, sosiaalihuollon tarvetta sekä tietoa rikoksista ja vankeustuomioista 
  • tietojärjestelmiin tallentuvat verkkotunnisteet: IP-osoitteet ja evästeet.

Tietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietoja keräämisperusteen mukaisesti määritellyn ajan. Aika määräytyy sen mukaan, mikä on eri tietojen osalta lainsäädännön, viranomaismääräysten tai sopimuksen perusteella välttämätöntä. Poistamme tiedot, kun niiden käsittelyyn ei ole enää oikeutettua perustetta. Osa tiedosta anonymisoidaan tilastointi- tai tutkimuskäyttöä varten. Evästeiden avulla kerättyjä tietoja säilytetään vuoden ajan.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saamme ensisijaisesti henkilöltä itseltään. IP-osoite- ja evästetietoja voidaan kerätä henkilöltä itseltään A-klinikkasäätiön internetpalvelujen käytön yhteydessä.

Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Emme pääsääntöisesti luovuta tietoja A-klinikkasäätiön ulkopuolelle. Poikkeuksena on tietojen luovuttaminen A-klinikkasäätiön lukuun ja sopimuksen perusteella toimiville yhteistyökumppaneille, kuten verkkopalveluiden toimittajille siltä osin, kuin ne välttämättä tarvitsevat tietojasi palveluidemme toteuttamiseksi. Poikkeuksena ovat myös tiedot, joiden luovuttamiseen on lainsäädäntöön perustuva oikeus tai velvollisuus. Tällaisia ovat esimerkiksi tartuntatauti-ilmoitukset testauksen yhteydessä sekä lastensuojeluilmoitukset viranomaisille. Voimme luovuttaa tietojasi muillekin tahoille kirjallisella nimenomaisella suostumuksellasi. Emme siirrä tietojasi EU:n tai ETAn alueiden ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Noudatamme henkilötietojen suojauksessa lainsäädännön ja viranomaisten määräyksiä, hyvää tiedonhallintatapaa sekä A-klinikkasäätiön tietosuoja- ja tietoturvapolitiikkaa. Henkilötietoja pääsevät käsittelemään vain siihen tehtävänsä puolesta oikeutetut henkilöt.

Säilytämme manuaalisen aineiston luotettavasti lukitussa ja valvotussa tilassa. Digitaalisen aineiston tietoihin on pääsy vain A-klinikkasäätiön nimeämillä henkilöillä. Rekisterien käyttöoikeudet määritellään tehtäväkohtaisesti. Digitaalinen aineisto on talletettu lukittuihin ja valvottuihin palvelinsaleihin tai -tiloihin.

Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella toimintamme piirissä olleella on oikeus saada tietää, käsittelemmekö henkilötietojasi. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja itsestä on tallennettu. Jos niissä on virheitä, niitä voi pyytää korjattavaksi. Tietoja on myös oikeus pyytää poistettavaksi (oikeus tulla unohdetuksi), ellei tietojen käsittely tai säilyttäminen perustu sopimussuhteiseen tai muuhun A-klinikkasäätiön oikeutettuun etuun. Saat tarvittaessa yksityiskohtaisempia ohjeita rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseen.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada tietosi siirretyksi koneellisesti luettavassa muodossa toiselle rekisteripitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista. Tietojen käsittelyä voi myös rajoittaa

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada oikeuksien toteuttamista koskeva asia käsiteltäväksi toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu), mikäli emme ole mielestäsi noudattaneet tietosuojaa koskevia säännöksiä tai viranomaismääräyksiä. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinnumero on 029 5666 700, osoite Ratapihantie 9, 00520 Helsinki.

Kaikki henkilötietojen käsittelyyn liittyvät kysymykset ja tarkastuspyynnöt voi tehdä vapaamuotoisesti henkilökohtaisesti tai kirjallisesti osoitteeseen: A-klinikkasäätiö / tietosuoja, Ratamestarinkatu 7 A, 00520 Helsinki tai sähköpostitse saatio.tietosuoja@ a-klinikka.fi. Yhteydenottoon vastataan mahdollisimman pian. Tarkastusoikeuttasi voi käyttää kerran vuodessa maksutta.