A-klinikkasäätiökonsernin rekrytointirekisteri

Rekisterinpitäjä

Nimi: A-klinikka Oy, Y-tunnus 2782671-8
Osoite: Ratamestarinkatu 7 A, 3. krs, 00520 Helsinki

A-klinikka Oy on A-klinikkasäätiön kokonaan omistama yritys.  A-klinikka Oy tuottaa A-klinikkasäätiön henkilöstöhallintopalvelut.

Rekisterin yhteyshenkilö

Nimi: Arja Martimo, henkilöstöjohtaja
Puhelin: 050 5761 473
Sähköposti: arja.martimo(at)a-klinikka.fi

A-klinikka Oy:n tietosuojavastavan yhteystiedot

Nimi: Mia Nyberg
Puhelin: 050 515 0018
Sähköposti: mia.nyberg (at)a-klinikka.fi

Rekisterin nimi

A-klinikkasäätiökonsernin rekrytointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme ja säilytämme A-klinikkasäätiökonsernin vastaanottamia työpaikkahakemuksia ja niihin liittyviä tietoja. Hakija voi osoittaa hakemuksen haluamaansa työtehtävään tai jättää avoimen hakemuksen. Hakija antaa tietojaan omalla suostumuksellaan.  Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin tieto on tarpeellista, tiedot hävitetään sen jälkeen, kun niiden säilyttämiselle ei enää ole perustetta. Hakijan tietoja ei anneta muille kuin niille, jotka tekevät sen perusteella työsuhdetta koskevia päätöksiä. Tietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin, kuten esim. markkinointiin.

Rekrytointiprosessissa käsittelemme hakijoiden henkilötietoja esimerkiksi työhakemusten käsittelyssä, hakijoiden informoinnissa rekrytointiprosessin edetessä, haastattelujen järjestämisessä sekä ammatillisen tai henkilökohtaisen soveltuvuuden tarkistamiseksi. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on mahdollista työsopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen henkilön lähettämän hakemuksen pohjalta.

Osana rekrytointiprosessia työntekijä voidaan testata työtehtävien hoidon edellytysten tarpeen selvittämiseksi. Tällöin työntekijä saa tiedokseen työnantajalle testistä annetun lausunnon.

Rekisterin tietosisältö

Keräämme ja käsittelemme sellaisia hakijoihin liittyviä henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä työtehtäviin valinnan kannalta, kuten 
•    perustiedot, esim. nimi, kotiosoite, sähköposti, puhelinnumero, syntymäpaikka ja -aika
•    työhakemukseen sisältyvät tiedot ja siihen liittyvät dokumentit, esim. koulutustiedot, aikaisempi työkokemus, tutkinnot, kielitaito ja suosittelijat
•    rekrytointiprosessin aikana kerätyt ja käsiteltävät tiedot, esim. tiedot, jotka koskevat rekrytointiprosessin etenemistä, hakemusta koskevat muistiinpanot ja mahdolliset haastattelut, tarvittaessa soveltuvuuskokeita koskevat tiedot sekä suosittelijat.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot keräämme pääsääntöisesti suoraan työnhakijalta sekä työhönottoprosessissa tallennetuista tiedoista. Muita tietolähteitä käytetään laissa säädetyissä rajoissa, esim. JulkiTerhikki ja JulkiSuosikki.

Tiedon säilytysaika

Tiedot poistetaan, kun rekrytointiprosessi on henkilön osalta päättynyt. Henkilön luvalla tiedot voidaan myös säilyttää työnhakijarekisterissä mahdollista tulevaa rekrytointitarvetta varten. Avoimia hakemuksia säilytetään 12 kuukautta. Henkilöllä on oikeus pyytää tietojen poistamista rekisteristä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekrytointitietoja voidaan luovuttaa A-klinikkakonsernin sisällä. Toinen A-klinikkakonserniin kuuluva yritys voi myös käsitellä henkilötietoja puolestamme. Kyseinen käsittely perustuu oikeutettuun etuun siirtää henkilötietoja konsernin yhtiöiden välillä sisäisiä hallinnollisia tarkoituksia varten, kuten raportointitarkoituksessa ja harjoittaaksemme liiketoimintaamme tehokkaasti, kuten käyttääksemme keskitettyjä rekrytointijärjestelmiä.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Emme luovuta tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekrytoinnissa kertyneitä tietoja voivat käsitellä vain siihen osallistuvat henkilöt.

A. Manuaalinen aineisto

Rekrytointiprosessin päätyttyä tulostetut hakemukset ja CV:t säilytetään yhdessä muun rekrytointimateriaalin kanssa. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa arkistossa, johon on pääsy vain niillä henkilöillä, jotka osallistuvat rekrytointiprosessiin. Toimitiloissa on kulunvalvonta.

B. Sähköisesti talletetut tiedot:

Rekisteritiedot on suojattu käyttäjäkohtaisilla salasanoilla. Ainoastaan erikseen nimetyillä A-klinikkakonsernin rekrytoinnista vastaavilla työntekijöillä on pääsy rekisteritietojen sisältämiin käyttäjien henkilötietoihin.

Rekisteröidyn oikeudet

Henkilöllä on oikeus tarkastaa tietonsa rekisteristä sekä tarvittaessa vaatia tietojen poistamista tai korjaamista lähettämällä siitä pyynnön osoitteeseen arja.martimo@a-klinikka.fi.

Tietoja käsittelevät tahot

Rekrytointitietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi.