Päivitetty viimeksi 11.7.2024
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten rekrytoitavien (”rekisteröity”) henkilötietoja käsitellään A-klinikka Oy:n (”Rekisterinpitäjä”) rekrytointiprosessissa, mitä oikeuksia rekisteröidyllä henkilöllä on ja miten oikeuksia voi käyttää. A-klinikka Oy rekisterinpitäjänä vastaa siitä, että henkilötietoja käsitellään tätä selostetta ja soveltuvaa lainsäädäntöä noudattaen.
1 Rekisterinpitäjä
A-klinikka Oy
Kuortaneenkatu 2
00510 Helsinki
p. 010 506 5550
Yhteyshenkilö: Marjut Kelloniemi, henkilöstöjohtaja, [email protected]
2 Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Tietosuojavastaava: Pirjo Tuominen, laatu- ja kehitysjohtaja
s-posti: [email protected]
puhelin: 050 515 0018
3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, tietosisällöt, oikeusperusteet ja säilytysajat
3.1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on henkilöstön rekrytointi A-klinikka Oy:n palvelukseen (mahdollista työsopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen) henkilön lähettämän hakemuksen tai henkilöltä pyydettävien tietojen pohjalta. Hakija voi osoittaa hakemuksen haluamaansa työtehtävään tai jättää avoimen hakemuksen. Rekrytointiyhteydenotto voi tulla myös A-klinikka Oy:n aloitteesta esimerkiksi LinkedIn-palvelun tai muun julkisesti saatavilla olevan tiedon perusteella. Hakija antaa kummassakin tilanteessa henkilötietoja omalla suostumuksellaan A-klinikka Oy:lle rekrytointitarkoitukseen.
Tietoja käsitellään esimerkiksi työhakemusten käsittelyssä, hakijoiden informoinnissa rekrytoinnin edetessä, haastattelujen järjestämisessä sekä ammatillisen tai henkilökohtaisen soveltuvuuden tarkistamiseksi. Osana rekrytointiprosessia työntekijän soveltuvuus voidaan arvioida työtehtävien hoidon edellytysten täyttämisen selvittämiseksi. Tällöin työntekijä saa tiedokseen työnantajalle annetun soveltuvuusarviointiraportin.
3.2 Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Käsiteltävät henkilötietoryhmät ovat:
- I. Henkilön perustiedot ja yhteystiedot
- Nimi ja yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoite
- II. Henkilön työnhakijaprofiili
- Kelpoisuuden ja soveltuvuuden arviointiin käytettävät tiedot, esim. työkokemus ja koulutustausta, kielitaito ja muu osaaminen (Esim. CV ja hakemus sekä mahdolliset tutkintotodistukset ja työhistoriaa koskevat tiedot).
- III. Rekrytointiprosessissa syntynyt tietoaineisto
- Rekrytointiprosessin aikana muodostuneet tiedot, kuten sähköpostiviestit ja tallennettavat tiedostot
- Työnantajan tekemät arvioinnit ja muistiinpanot
3.3 Oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena rekrytointiprosessin toteuttamiseksi on lähtökohtaisesti hakijan suostumus. Hakijadatan tilastollisen raportoinnin toteuttamiseksi henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on A-klinikka Oy:n oikeutettu etu.
3.4 Säilytysaika
Rekrytoitavien henkilötietoja säilytetään kaksi vuotta, jonka jälkeen ne viimeistään hävitetään.
4 Henkilötietoja käsittelevät tahot
Rekrytointitietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka toimivat työtehtäviensä puolesta rekrytointiprosessissa ja tekevät rekrytointiin liittyviä päätöksiä.
5 Tietolähteet
Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti suoraan hakijalta sekä työhönottoprosessissa tallennetuista tiedoista. Muita tietolähteitä käytetään laissa säädetyissä rajoissa, esimerkiksi JulkiTerhikki/JulkiSuosikki.
6 Tietojen käsittely, luovutukset ja kansainväliset tietosiirrot
Rekrytointitietoja voidaan luovuttaa A-klinikkakonsernin sisällä eri yhtiöille. Toinen A-klinikkakonserniin kuuluva yritys voi myös käsitellä henkilötietoja A-klinikka Oy:n puolesta henkilötietojen käsittelijänä GDPR 28 artiklan edellytysten nojalla. Kyseinen käsittely perustuu oikeutettuun etuun siirtää henkilötietoja konsernin yhtiöiden välillä sisäisiä hallinnollisia tarkoituksia varten, kuten raportointitarkoituksessa. Tapauskohtaisesti rekrytoinnissa voidaan käyttää kolmansia osapuolia, kuten rekrytointikonsultteja ja asiantuntija-arvioijia. Tällöin kolmannet tahot ovat velvollisia käsittelemään henkilötietoja A-klinikka Oy:n määrittelemin tietosuojaehdoin ja käsittelevät henkilötietoja A-klinikka Oy:n lukuun.
Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
7 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidylle kuuluu monia oikeuksia, joiden avulla rekisteröity voi vaikuttaa henkilötietojensa käsittelyyn. Tässä selosteessa kuvattuja oikeuksia rekisteröity voi käyttää lähtökohtaisesti rekrytointijärjestelmän hallintaliittymässä omilla kirjautumistunnuksillaan. Mikäli oikeuksien käyttäminen hallintaliittymässä ei ole mahdollista, oikeuksia voi käyttää lähettämällä asiaa koskevan pyynnön sähköpostitse osoitteeseen [email protected].
Oikeus tulla informoiduksi
Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä läpinäkyvästi ja helposti ymmärrettävässä muodossa. Lisätietoja tietosuojasta ja henkilötietojen käsittelystä voi kysyä ottamalla yhteyttä tässä tietosuojaselosteessa mainittuihin yhteyshenkilöihin.
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, mitä häntä koskevia tietoja käsitellään ja halutessaan saada jäljennös kyseisistä tiedoista.
Oikeus vaatia tiedon oikaisemista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tai vanhentuneen tiedon korjaamista.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista, jos tietojen paikkansapitävyys on kiistetty tai jos jokin muu GDPR 18 artiklan mukaisista edellytyksistä täyttyy. Käsittelyn rajoittaminen tarkoittaa, että tiedot säilytetään, mutta niitä käsitellään muilla tavoin ainoastaan suostumuksen perusteella, oikeudellista vaatimusta varten, toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää unionin tai jäsenvaltion yleistä etua koskevasta syystä. Käsittelyn rajoittaminen soveltuu esimerkiksi silloin, jos käsittelyn laillisuus on kiistetty. Tällöin tietojen käsittelyä rajoitetaan, kunnes käsittelyn laillisuus on varmistettu.
Oikeus vastustaa käsittelyä
Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa vedoten, kun tietoja käsitellään yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi, rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi tai rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolten oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, jolla perusteella hän vastustaa käsittelyä.
Tietojen käsittely lopetetaan, ellei käsittely ole tarpeen jonkun muun oikeutetun käsittelyperusteen nojalla: Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä, jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus siirtää rekisterinpitäjälle toimittamansa häntä koskevat henkilötiedot järjestelmästä toiseen, edellyttäen että henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen (GDPR art. 6(1)(a) tai (b)) ja jos käsittely suoritetaan automaattisesti. Rekisteröidyllä on oikeus saada siirrettyä tietonsa suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, mikäli se on teknisesti mahdollista ja pyyntö koskee asiakkaan itse rekisterinpitäjälle toimittamia henkilötietoja. Oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä.
Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyn peruutettua antamansa suostumuksen tai jos jokin muu GDPR 17 artiklan mukaisista edellytyksistä täyttyy, rekisteröidyllä on oikeus saada kaikki henkilötietonsa poistetuksi eli tulla unohdetuksi.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, jos hän epäilee, että häntä koskien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta tai kansallisia tietosuojaa ohjaavia lakeja ja asetuksia.